Zvonec telefona nas moti, kasneje pa celoten pogovor jemlje veliko časa. Pošiljanje e-pošte je postala veliko bolj prožna oblika komuniciranja in obveščanja, ki, opazili boste, povečuje tudi produktivnost.
Vsi se strinjamo, da se počutimo bolj varno, ko slišimo glas, tako da vemo, s kom govorimo. Toda, ko gre za poslovno komunikacijo, in po preverjanju, ali se za e-poštnim naslovom skriva resnična oseba, je komunikacija preko e-maila lažja iz več razlogov:
1.Ne zahteva takojšnjega odziva
Ali je kdo rekel, ko je govoril po telefonu, “počakajte 5 minut, da razmislim o tem?” Tudi nam ne! Iz tega razloga je e-mail komunikacija odlična in redko kdaj bodo črke hitrejše od pameti.
2. Lahko jih ponovno preberemo pozneje
Komaj kdo ima program, ki snema vsak telefonski pogovor, in ponovno poslušanje je poraba časa. Zato je tukaj e-pošta in ponovno branje veliko prispeva k osvežitvi spomina.
3. Določate čas, ko odgovorite na prispele e-maile
Študije so pokazale, da večina ljudi odgovarja na prispele e-maile pred spanjem. Koga lahko takrat pokličemo od poslovnih partnerjev? Nikogar. Tako je veliko lažje določiti čas, namenjen za e-pošto, ker je čas odvisen samo od vas in ne od sogovornika.
4. Ne obstaja neprijeten molk
Pri pošiljanju e-pošte ni neprijetne tišine, oziroma je vsaj ne slišimo.
5. Ne zahteva točnega časa
Ko nekomu poveste, da ga pokličete v sredo ob 15h, to pomeni da morate biti točni in ves čas vam bo ta obveznost stala nad glavo. Pri e-mailih je vse veliko bolj fleksibilno: e-mail boste poslali do srede.
6. Ne zmanjšujejo vaše produktivnosti
So telefonski pogovori, ki vas lahko izžamejo in popolnoma vržejo iz tira, tako da se počutite, kot da ste potrebni počitka po njem. Pri pošiljanju e-mailov vse poteka brez motenj.
7. Vedno boste razumeli napisano besedilo
Ali se zgodi, da nekoga ne slišite zaradi hrupa mimo vozečih tovornjakov ali je sogovornik trenutno bolan in ne more glasno govoriti? Tudi če ima oseba govorne napake, tega v e-mailu ne bo videti. Zaključek je, da na pisane besede nimajo vpliv zunanji dejavniki, pač pa le to, da je pisatelj nepismen, ampak potem je to za razmislek.
8. So prilagodljivi
To sovpada z vsem, kar smo doslej omenili. In v svojem prostem času bomo rajši odgovorili na pošto, redko kdaj želimo poslovnega partnerja poklicati.
9. Pomeni krajše pogovore
S pošiljanjem pošte se izogibate formalnosti, kot so: Kako je vaše podjetje? Kako je vaša družina? E-maili vključujejo kratke pogovore in izključujejo formalnosti.
10. Bolj učinkoviti so
Ne bo se zgodilo, da boste dvakrat ponovili vprašanje ali mnenje, medtem ko se v telefonskem pogovoru to zelo pogosto zgodi, tudi kot povzetek tega, kar je treba storiti, pred koncem pogovora. Vse to jemlje dragocen dodaten čas.
To velja samo za vašo poslovno komunikacijo, tiste, ki jih imate radi, je najbolje videti v živo. Če pa ste daleč eden od drugega, pogovori ali posneta sporočila so bolj primerna, kajne?
Vir: linkedin.com
