Zvono telefona nas ometa, a kasnije i celokupan razgovor mnogo oduzme vremena. Slanje emailova postalo je mnogo fleksibilniji vid komunikacije i obaveštavanja, čak, primetićete i pospešuje vašu produktivnost.
Složićemo se da je nekada mnogo sigurnije kada čujemo nečiji glas, tako znamo da je dobro. Ali, što se tiče poslovne komunikacije, i nakon provere pozivom da se iza email adrese krije živa osoba, lakše je koristiti email i evo razloga:
- Ne zahtevaju odgovor u isto vreme
Da li vam je iko rekao, razgovarajući telefonom, sačekaj samo 5 minuta da razmislim o tome? – Nije ni nama. Iz tog razloga je email odličan i retko kad vam slova mogu biti brža od pameti.
2. Možete ih pročitati ponovo kasnije
Retko ko ima aplikaciju koja snima svaki razgovor telefonom, a i preslušavanje istih nam mnogo oduzima vreme. S toga je tu email, čije ponovno čitanje mnogo doprinosi osveženju memorije.
3. Odrediti vreme za odgovaranje na pristigle emailove
Istraživanja su pokazala da većina ljudi na svoje emailove odgovara uveče, pred spavanje. Koga bismo mogli tada da nazovemo od poslovnih saradnika? – Nikoga. Mnogo je lakše odrediti to vreme predviđeno za emailove jer je sigurnije i utrošeno vreme zavisi samo od vas, a ne i od vašeg sagovornika.
4. Ne postoji neprijatna tišina
Kod slanja emailova nema neprijatne tišine, tačnije – mi je ne čujemo.
5. Ne zahtevaju tačno vreme
Kada nekome kažete da ćete ga pozvati u sredu u 15h, to znači da morate biti tačni i stajaće vam nad glavom to kao obaveza. Kod emailova sve ide mnogo fleksibilnije – poslaćete mu mail do srede.
6. Ne narušavaju vašu produktivnost
Mnogi telefonski razgovori mogu da poremete vaše vreme u potpunosti i da se nakon obavljenog razgovora osećate istrošeno i kao da je sva energija iscrpljena, što zahteva dodatni odmor posle istog. Kod slanja mailova to se sve odvija bez ometanja.
7. Uvek ćete razumeti napisan tekst
Da li vam se dešava da nekoga ne čujete od buke, kamiona koji trenutno prolazi ili je taj neko bolestan pa ne može glasno da priča? Čak i kada osoba ima govornu manu, neće se odraziti na slova. Zaključak je da na napisane reči spoljni faktori ne mogu da utiču pri razumevanju, jedino ako vam je sagovornik nepismen ali i tada ćete izvući poentu.
8. Fleksibilniji su
Ovo se poklapa sa svim što smo naveli do sada. I u slobodno vreme, pre ćemo odgovoriti na mail, retko koga ćemo poželeti i da nazovemo od poslovnih saradnika.
9. Podrazumevaju se i kraći razgovori
Slanjem mailova izbegavate formalnosti poput: Kako ti napreduje biznis? Kako ti je porodica? Mailovi podrazumevaju kratke razgovore i izbacuju sve nepotrebne poštapalice.
10. Efikasniji su
Neće se desiti da dva puta ponovite isto pitanje ili mišljenje, dok se kod telefonskih razgovora to vrlo često dešava, kao i rezime šta treba da se obavi pred kraj razgovora. Sve to dodatno oduzima dragoceno vreme.
Ovo neka se odnosi samo na vašu poslovnu komunikaciju, drage ljude je najbolje uživo videti, ali ako ste udaljeni i razgovori ili usnimljene poruke vas više ispunjavaju, zar ne?
Izvor: linkedin.com
